A funcionária que existia sete vezes

Marina foi contratada numa segunda-feira. Até a sexta, ela já existia sete vezes.

No sistema de folha, com o nome completo e o CPF. No de ponto, com uma matrícula diferente. No portal de benefícios da corretora, com o endereço que ela escreveu à mão na ficha. No de treinamento, criado às pressas para a integração. No de avaliação de desempenho, sem gestor vinculado, porque o gestor dela ainda não tinha sido cadastrado. No controle de acesso do prédio. E numa planilha que a analista de departamento pessoal mantém desde 2019, porque é ali que as informações de quatro desses sistemas se encontram.

Cada uma das ferramentas chegou para resolver um problema real de quem estava na empresa naquele momento. O sistema de ponto veio de uma decisão da diretoria, o de benefícios entrou junto com a corretora, o de recrutamento foi escolha de um gestor que saiu há três anos.

O ano seguinte passou sem novidade. Marina se mudou e avisou pelo portal de autoatendimento: o endereço mudou na folha, mas e os outros seis? Ninguém percebeu, porque ninguém acha que é o próprio trabalho olhar isso. Ela também deixou de ir ao RH, já que o portal resolvia holerite e declaração sem fila, e a conversa que ela teria tido ali, sobre a faculdade que começou à noite e o turno da manhã que ficou difícil, nunca aconteceu.

Em novembro, Marina pediu demissão. O sistema registrou com precisão o que a rescisão exige, porque esses campos têm consequência legal e ninguém erra. Ela ainda respondeu a uma entrevista de desligamento, aplicada com cuidado, e foi honesta: o horário e a falta de perspectiva de mudar de turno. O formulário foi salvo numa pasta compartilhada, junto com outros quarenta. Duas semanas depois do último dia dela, o crachá ainda abria a catraca. E seis meses depois, quando o painel de indicadores mostrou rotatividade concentrada naquela área e a diretoria perguntou o motivo, ninguém soube responder. A resposta tinha sido coletada, escrita e arquivada, sem nenhuma ligação com o gráfico que gerou a pergunta. O gestor ganhou fama de não segurar gente, e ninguém tinha como separar má condução de um problema de escala que era resolvível.

Marina é fictícia, mas a rotina dela não é e a história dela não precisava terminar assim.

Refaça o mesmo ano com duas diferenças. A primeira: a empresa decidiu qual sistema é a fonte oficial do cadastro e quem responde por ele. O endereço que Marina digita no portal alcança os outros seis, porque manter essa ligação virou trabalho de alguém com nome, e não uma expectativa vaga de que os sistemas se entendam sozinhos. A segunda: a entrevista de desligamento deixou de ser um documento e virou três campos fixos que caem no mesmo lugar de onde sai o painel. Motivo declarado, gestor direto, turno.

Com isso, o ano da Marina muda. Em março, o relatório mostra quatro saídas do turno da manhã citando horário. Em abril, o gestor tem essa conversa antes que a quinta pessoa peça demissão. A escala pode mudar ou não, e Marina pode sair mesmo assim. A diferença é que a decisão passa a ser tomada com a informação na mesa, e o gestor deixa de responder por um problema que ele não tinha como enxergar.

Nenhuma dessas mudanças exigiu um oitavo sistema, decidir onde mora o dado e o que se pergunta antes de comprar o próximo foi o bastante.

Essas perguntas valem mais que qualquer demonstração. O que deixa de existir depois que isso entrar? Quem para de digitar a mesma informação duas vezes? O que a analista que mantém a planilha desde 2019 vai fazer na segunda-feira seguinte à implantação? Quando a resposta é que tudo continua igual, apenas mais rápido, o que se comprou foi digitalização. Digitalizar tem valor próprio e às vezes é exatamente o que a empresa precisa. O desencontro começa quando se espera dela o resultado que só uma mudança de processo entrega.

Vale um exercício. Escolha alguém que entrou na sua empresa este ano e siga o rastro. Em quantos lugares essa pessoa existe? Se ela sair amanhã, quantos alguém vai lembrar de desativar? E quando perguntarem por que ela foi embora, a resposta vai estar em algum lugar que alguém consiga abrir?

A escolha dos sistemas raramente está nas mãos de quem convive com eles. Esse rastro está. E é ele que dá ao RH argumento quando a próxima ferramenta entrar em discussão.

Por Daniel Nasajon

Head de Inovação da Nasajon

Daniel Nasajon é designer de produtos com patentes, prêmios e exposições nacionais e internacionais e, atualmente, atua como Head de Inovação da Nasajon, empresa com mais de quatro décadas de trajetória em tecnologia para gestão empresarial e referência em folha de pagamento no Brasil. Lidera o Nasalab, laboratório de inovação da companhia, e a evolução de sua nova geração de soluções, que une décadas de domínio da legislação trabalhista e fiscal brasileira à inteligência artificial aplicada à operação. Sua atuação conecta produto, dados e IA para transformar a complexidade da gestão de pessoas em uma operação simples, confiável e auditável.